Archiwum Państwowe w Suwałkach - Statut Archiwum Państwowego w Suwałkach

I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Archiwum Państwowe w Suwałkach, utworzone na podstawie Zarządzenia Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. MNSzWiT Nr 2, poz. 5), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:

1. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z póź zm.), zwanej dalej „ustawą”,
2. niniejszego statutu,
3. innych przepisów.

§2

1. Siedziba Archiwum mieści się w Suwałkach.
2. Zasięgiem działania Archiwum jest:
   1. na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:
      1. miasto na prawach powiatu Suwałki,
      2. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: augustowskiego, sejneńskiego i suwalskiego,
   2. na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:
      1. wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: ełckiego, giżyckiego, gołdapskiego, oleckiego, piskiego i węgorzewskiego,
      2. gminę Mikołajki w powiecie mrągowskim.

§3

Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

 §4

Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Suwałkach”.

II
ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA

 §5

1. Do zadań Archiwum należy:
   1. kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;
   2. gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;
   3. ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;
   4. udostępnianie materiałów archiwalnych;
   5. urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;
   6. prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;
   7. prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;
   8. prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą;
   9. wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.
2. Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
1. wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
2. sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi;
3. przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych konserwacji materiałów archiwalnych.
3. Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:
   1. przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
   2. wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
   3. konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.

§6

W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:

1. w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:
   1. ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są obowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,
   2. uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy - w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,
   3. przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego
      i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach
      i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz archiwalnych,
   4. nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
   5. współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,
   6. prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;
2. w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:
   1. przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,
   2. rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,
   3. profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,
   4. prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja,
   5. ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;
3. w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:
   1. prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,
   2. opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,
   3. opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;
4. w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:
   1. udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line
   2. udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
   3. wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany między archiwalnej;
5. w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
6. w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:
   1. prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,
   2. opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,
   3. organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,
   4. współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,
   5. przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;
7. w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:
   1. przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,
   2. współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,
   3. organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,
   4. organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,
   5. prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,
   6. przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,
   7. upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,
   8. współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,
   9. wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;
8. w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
   1. współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 u ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
   2. zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
   3. prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
   4. udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.

 §7

1. Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.
2. Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.

 §8

1. Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.
2. Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.

III
STRUKTURA

 §9

1. W skład Archiwum wchodzą:
   1. Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu.
   2. Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym,
   3. Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania,
   4. Archiwum zakładowe,
   5. Dział Administracyjno-Gospodarczy,
   6. Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych.
2. W skład Archiwum wchodzi również oddział zamiejscowy w Ełku, noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku”.

§10

1. Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.
2. W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.
3. W przypadkach uzasadnionych potrzebami Archiwum Dyrektor Archiwum może zatrudnić Zastępcę Dyrektora Archiwum.

 §11

Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.

 

IV
KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY

 §12

1. Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.

§13

1. Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.
2. Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:
   1. ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;
   2. ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;
   3. reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;
   4. przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
   5. dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
   6. wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;
   7. wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;
   8. wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm,);
   9. tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
   10. kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;
   11. kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
   12. odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.

 §14

Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

 §15

Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:

1. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);
2. ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1511);
3. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).

§16

1. Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.
3. Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników oddziałów i działów, a także pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach oraz dokonuje opisu ich stanowisk pracy.

 

V
ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE

 §17

1. W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
   1. Kolegium,
   2. Zespół Zakupu Archiwaliów.
2. Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
   1. Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach,
   2. Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach.
3. Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.

 §18

1. Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.
2. W przypadku komisji, o których mowa w § 17 ust. 2 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku w zakresie określania ich składu osobowego.

VI
MIENIE I FINANSE ARCHIWUM

§19

Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.

§20

Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.

 §21

1. Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
2. Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy działający łącznie oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

 

VII
PRZEPISY KOŃCOWE

§22

Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.