Statut Archiwum Państwowego w Suwałkach
Statut
Archiwum Państwowego w Suwałkach
I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Archiwum Państwowe w Suwałkach, utworzone na podstawie Zarządzenia Nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 21 stycznia 1976 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich archiwów państwowych (Dz. Urz. MNSzWiT Nr 2, poz. 5), zwane dalej „Archiwum”, działa na podstawie:
- ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506, z póź zm.), zwanej dalej „ustawą”,
- niniejszego statutu,
- innych przepisów.
§2
- Siedziba Archiwum mieści się w Suwałkach.
- Zasięgiem działania Archiwum jest:
- na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:
- miasto na prawach powiatu Suwałki,
- wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: augustowskiego, sejneńskiego i suwalskiego,
- na terenie województwa warmińsko-mazurskiego obszar obejmujący:
- wszystkie gminy wchodzące w skład powiatów: ełckiego, giżyckiego, gołdapskiego, oleckiego, piskiego i węgorzewskiego,
- gminę Mikołajki w powiecie mrągowskim.
- na terenie województwa podlaskiego obszar obejmujący:
§3
Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
§4
Archiwum używa pieczęci urzędowej okrągłej z Godłem Państwa pośrodku i napisem w otoku: „Archiwum Państwowe w Suwałkach”.
II
ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA
§5
- Do zadań Archiwum należy:
- kształtowanie i nadzór nad państwowym zasobem archiwalnym;
- gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych;
- ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych;
- udostępnianie materiałów archiwalnych;
- urzędowe potwierdzanie treści przechowywanych materiałów archiwalnych;
- prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej;
- prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej na temat materiałów archiwalnych i Archiwum;
- prowadzenie spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą;
- wykonywanie innych zadań określonych w przepisach prawa.
- Oprócz działalności podstawowej Archiwum wykonuje usługi archiwalne w zakresie:
- wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych;
- sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi;
- przetwarzania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych konserwacji materiałów archiwalnych.
- Archiwum może również prowadzić działalność usługową polegającą na:
- przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
- wydawaniu odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania;
- konserwacji dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania.
§6
W szczególności do zakresu działania Archiwum należy:
- w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwowym zasobem archiwalnym:
- ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego i które są obowiązane do prowadzenia archiwów zakładowych, oraz prowadzenie ich ewidencji,
- uzgadnianie dla organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy - w ramach posiadanego upoważnienia - instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz zmian do nich,
- przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego
i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach
i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich realizacji oraz wykonywanie ekspertyz archiwalnych, - nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum oraz wydawanie zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- współdziałanie z podmiotami działającymi w sferze państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego w zakresie prawidłowości zarządzania dokumentacją zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wydanymi dla tych podmiotów,
- prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym z materiałami archiwalnymi w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych;
- w zakresie gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych:
- przejmowanie materiałów archiwalnych wraz ze sporządzoną do nich ewidencją,
- rozmieszczanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz zapewnienie im optymalnych warunków przechowywania,
- profilaktyka konserwatorska i konserwacja właściwa materiałów archiwalnych,
- prowadzenie kopiowania zabezpieczającego materiałów archiwalnych, w tym ich digitalizacja,
- ochrona i zabezpieczenie zasobu archiwalnego;
- w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych:
- prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych,
- opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami metodycznymi,
- opracowywanie pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz pomocy archiwalnych wyższego rzędu;
- w zakresie udostępniania materiałów archiwalnych:
- udostępnianie materiałów archiwalnych w czytelni oraz on-line
- udzielanie informacji o zasobie i udostępnianie pomocy ewidencyjno-informacyjnych,
- wypożyczanie reprodukcji materiałów archiwalnych w ramach wymiany między archiwalnej;
- w zakresie urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów archiwalnych – wydawanie ich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów oraz reprodukcji, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
- w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej:
- prowadzenie badań indywidualnych i zespołowych z zakresu archiwistyki i dziedzin pokrewnych oraz udział w komisjach i zespołach powołanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także udział w realizacji przedsięwzięć inicjowanych przezeń w tym zakresie,
- opracowywanie ekspertyz i opinii naukowych,
- organizowanie zebrań, konferencji i sesji naukowych,
- współdziałanie ze szkołami wyższymi oraz z innymi instytucjami naukowymi i wydawniczymi,
- przygotowywanie do druku wydawnictw źródłowych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz publikacji z zakresu teorii i praktyki archiwalnej;
- w zakresie prowadzenia działalności informacyjnej i popularyzatorskiej:
- przygotowywanie informatorów o materiałach archiwalnych i Archiwum,
- współpraca z placówkami informacyjnymi, naukowymi, kulturalnymi i oświatowymi,
- organizowanie wystaw i pokazów materiałów archiwalnych oraz współudział w ich przygotowaniu,
- organizowanie oraz prowadzenie wykładów i odczytów o tematyce historyczno-archiwalnej dla zainteresowanych środowisk,
- prowadzenie wykładów i zajęć lekcyjnych dla młodzieży szkolnej oraz studentów,
- przyjmowanie wycieczek młodzieży szkolnej, studentów oraz przedstawicieli innych środowisk społecznych,
- upowszechnianie wiedzy o Archiwum i jego zasobie w środkach masowego przekazu oraz w sieciach informatycznych dostępnych publicznie,
- współpraca ze stowarzyszeniami naukowymi oraz regionalnymi,
- wyszukiwanie i upowszechnianie informacji o zawartości zasobu Archiwum, w szczególności w ramach kwerend tematycznych;
- w zakresie spraw dotyczących dokumentacji o czasowym okresie przechowywania:
- współpraca z archiwum państwowym realizującym zadania określone w art. 51 u ust. 3 ustawy oraz z innymi archiwami państwowymi w zakresie przejmowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w związku z orzeczeniami sądów rejestrowych,
- zbieranie i udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej po byłych pracodawcach, którzy mieli siedzibę na obszarze działania Archiwum,
- prowadzenie ewidencji dokumentacji zlikwidowanych pracodawców, przejętej przez Archiwum od likwidowanych pracodawców i przedsiębiorców wykreślonych z rejestru przechowawców akt osobowych,
- udostępnianie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania uprawnionym osobom fizycznym oraz jej udostępnianie i wypożyczanie innym uprawnionym podmiotom.
§7
- Zasób Archiwum stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności organów państwowych oraz państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostek organizacyjnych z obszaru działania Archiwum, a także jego zasób historyczny.
- Do zasobu Archiwum wchodzą również materiały archiwalne zaliczane do niepaństwowego zasobu archiwalnego przejmowane na podstawie art. 44 ust. 1 i 2 oraz nabywane na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy, a także nabyte w innej drodze.
§8
- Realizując zadania statutowe Archiwum współpracuje z organami oraz przedstawicielami władz państwowych i samorządowych na obszarze jego działania.
- Archiwum współpracuje z innymi archiwami mającymi siedzibę na obszarze jego działania oraz z jednostkami organizacyjnymi, w których powstaje niepaństwowy zasób archiwalny.
III
STRUKTURA
§9
- W skład Archiwum wchodzą:
- Oddział Ewidencji, Informacji, Opracowania, Zabezpieczania i Udostępniania Zasobu.
- Stanowisko ds. Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym,
- Stanowisko ds. Niepaństwowego Ewidencjonowanego Zasobu Archiwalnego i Dokumentacji o Czasowym Okresie Przechowywania,
- Archiwum zakładowe,
- Dział Administracyjno-Gospodarczy,
- Stanowisko ds. Finansowo-Księgowych.
- W skład Archiwum wchodzi również oddział zamiejscowy w Ełku, noszący nazwę: „Archiwum Państwowe w Suwałkach Oddział w Ełku”.
§10
- Dyrektor Archiwum określa w regulaminie organizacyjnym szczegółowe zadania i organizację komórek organizacyjnych oraz zadania wykonywane na samodzielnych stanowiskach wymienionych w § 9, a także tryb realizacji powierzonych zadań.
- W razie uzasadnionej potrzeby dyrektor Archiwum może tworzyć lub likwidować sekcje, pracownie i samodzielne stanowiska pracy w obrębie komórek organizacyjnych wymienionych w § 9.
- W przypadkach uzasadnionych potrzebami Archiwum Dyrektor Archiwum może zatrudnić Zastępcę Dyrektora Archiwum.
§11
Schemat organizacyjny Archiwum stanowi załącznik do statutu.
IV
KIEROWNICTWO ARCHIWUM, PRACOWNICY
§12
- Archiwum kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
- Dyrektor Archiwum podlega Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, przed którym jest odpowiedzialny za całokształt działalności Archiwum.
§13
- Dyrektor Archiwum kieruje całokształtem działalności Archiwum oraz czuwa nad prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań.
- Do zakresu działania dyrektora Archiwum należy w szczególności:
- ogólne kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych, naukowo-badawczych oraz związanych z działalnością archiwalną;
- ogólny nadzór nad zasobem i majątkiem Archiwum;
- reprezentowanie Archiwum na zewnątrz;
- przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów Archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji;
- dokonywanie wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych;
- wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń w sprawach dotyczących działalności Archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów;
- wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji;
- wykonywanie zadań przewidzianych dla dyrektora generalnego urzędu w przepisach ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm,);
- tworzenie warunków sprzyjających podnoszeniu przez pracowników kwalifikacji zawodowych, zdobywaniu stopni i tytułów naukowych oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie;
- kierowanie realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa i higieny pracy, odpowiednio do odrębnych przepisów;
- kierowanie realizacją zadań w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego;
- odpowiedzialność za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych.
§14
Dyrektor Archiwum współdziała, odpowiednio, ze związkami zawodowymi działającymi w Archiwum w zakresie określonym odrębnymi przepisami lub przedstawicielem pracowników przy ustalaniu regulaminu korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
§15
Do zatrudnionych w Archiwum pracowników stosuje się odpowiednio przepisy:
- ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.);
- ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1511);
- ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666).
§16
- Kierownicy komórek organizacyjnych, wymienionych w § 9, ponoszą odpowiedzialność za całokształt działalności podległej im komórki i są odpowiedzialni przed dyrektorem Archiwum za prawidłową i terminową realizację zadań.
- Kierownicy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 9, dokonują opisu podległych im stanowisk pracy, określają zakresy czynności podległych im pracowników oraz przydzielają im zadania wynikające z opisu stanowiska oraz planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących Archiwum, a także kontrolują ich wykonanie.
- Dyrektor Archiwum ustala zakresy czynności kierowników oddziałów i działów, a także pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach oraz dokonuje opisu ich stanowisk pracy.
V
ORGANY DORADCZE I OPINIODAWCZE
§17
- W Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
- Kolegium,
- Zespół Zakupu Archiwaliów.
- Na rzecz Archiwum działają następujące organy opiniodawcze i doradcze:
- Komisja Metodyczna, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach,
- Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku i Archiwum Państwowego w Suwałkach, utworzona w Archiwum Państwowym w Białymstoku, wspólna dla Archiwum Państwowego w Białymstoku oraz Archiwum Państwowego w Suwałkach.
- Dyrektor Archiwum może powołać inne komisje i zespoły do rozpatrywania określonych spraw oraz organy przewidziane odrębnymi przepisami.
§18
- Dyrektor Archiwum powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 1, określa jego zakres działania i skład osobowy, a także powołuje organ wymieniony w § 17 ust. 1 pkt 2 i określa jego skład osobowy.
- W przypadku komisji, o których mowa w § 17 ust. 2 Dyrektor współdziała z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku w zakresie określania ich składu osobowego.
VI
MIENIE I FINANSE ARCHIWUM
§19
Archiwum jest państwową jednostką budżetową, działającą według zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz w przepisach wydanych na jej podstawie.
§20
Majątek Archiwum stanowi własność Skarbu Państwa i może być wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością statutową Archiwum.
§21
- Do podejmowania zobowiązań finansowych lub składania oświadczeń woli, w tym w zakresie praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest wyłącznie dyrektor Archiwum lub ustanowieni przez niego pełnomocnicy w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
- Do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym Archiwum upoważniony jest dyrektor Archiwum i główny księgowy działający łącznie oraz ustanowieni przez nich pełnomocnicy, działający w zakresie określonym w pełnomocnictwie.
VII
PRZEPISY KOŃCOWE
§22
Zmiany w statucie mogą być dokonane w trybie określonym dla jego nadania.